Le processus de digitalisation prend son envol petit à petit et de nombreuses entreprises l’appliquent à travers divers domaines. En réalité, la pandémie de la Covid-19 a favorisé la signature électronique. Bien que la signature en ligne connaisse un véritable bond en avant, voici quelques raisons qui vont vous exposer les avantages de passer à la signature en ligne.
La sécurité avant tout
D’emblée, une signature manuscrite est souvent considérée comme plus sécurisée qu’une signature en ligne ; pourtant, c’est l’inverse. En réalité, l’émargement en ligne est plus sûr qu’un émargement manuel sur papier, car il donne une traçabilité intégrale du procédé de signature électronique. Des procédés exhaustifs de reconnaissance avec le système de clés de cryptage garantissent non seulement l’originalité de la signature, mais aussi la netteté du document. En fait, une signature en ligne contient une empreinte numérique incorporée constamment dans le document original. Cependant, cette empreinte numérique offre la possibilité de détecter les transformations que le document a subi. Dès lors, la difficulté de falsification d’un document déjà signé avec une signature en ligne ou son changement s’impose ; voire même impossible. En outre, la sûreté des échanges est rassurée grâce au processus de cryptographie asymétrique de ladite signature. En quelque sorte, le document est protégé et scellé par un certificat électronique. En outre, en termes de sécurité, une signature en ligne réduit les risques d’erreur grâce à la possibilité de faire des automatisations sur les ventes. Pour de plus amples informations sur cette signature numérique, consultez ce site.
Plus d’efficacité et d’amélioration des délais
La signature électronique offre un gain de temps considérable. Il y a longtemps, il fallait appliquer une signature manuelle sur papier sur de nombreux documents administratifs et cette formalité nécessitait beaucoup plus de temps. Avec la signature numérique, la nécessité de télécharger puis d’imprimer et signer pour, enfin, envoyer par mail un contrat sont de l’ancien temps. Cette procédure est encore utilisée par beaucoup d’entreprises actuellement pourtant elle est répétitive et à la fois fatigante. Considérant que la signature électronique donne une traçabilité assez claire, elle permet aussi de réduire les procédés internes et externes de transmissions de façon radicale.
Dès lors, son utilisation permet aux entreprises de gagner beaucoup de temps en termes d’échange de contrat par mail avec leurs associés externes. En effet, elle réduit les déplacements ; d’où les documents sont traités promptement. Ainsi, la signature en ligne exclut les paperasses et accélère la conclusion du pacte. D’autre part, la solution de signature électronique offre une souplesse et une flexibilité par rapport à une signature classique. En fait, peu importe le lieu où vous vous situez, même en déplacement, la signature d’un document reste toujours possible. Par conséquent, les associés n’ont plus besoin d’attendre le retour du signataire du document, car la solution de signature électronique se présente. Enfin, elle permet de rénover et de rendre plus simple l’expérience client.
Une signature électronique pour moins de coûts et plus de respect envers l’environnement
Tout d’abord, la signature en ligne réduit les coûts d’impression, d’envoi et de traitement. Au moyen d’usage d’une application de signature numérique, les employés accroissent leur productivité à cause de la diminution du temps d’examen des demandes. Ainsi, les associés peuvent se vouer à d’autres tâches plus importantes. De ce fait, il y a aussi la diminution des coûts administratifs et des frais internes comme le coût des papiers et des encres, l’archivage, l’expédition, etc. Donc le procédé de signature électronique, en termes de dépenses budgétaires, permet de réaliser des économies annuelles, car le déplacement pour signer un document, comprenant le transport, l’hébergement et les repas, n’est plus obligatoire. D’autre part, le recours à une solution de signature en ligne apporte des bienfaits sur le développement durable notamment l’environnement. Dans ce procédé de signature électronique, les déplacements sont limités et réduits à l’aide du fait que la signature en ligne peut être effectuée dans n’importe quel endroit et surtout à tout moment. Étant donné que la signature manuscrite nécessite l’utilisation de papier, la signature électronique diminue d’une manière importante son utilisation. Plus précisément, le fait de numériser et d’opter pour la digitalisation permet de sauvegarder des tonnes de papier annuellement. En outre, le procédé de signature électronique favorise aussi l’économie et la conservation d’énergie.
Une valeur juridique légale
La signature électronique a une base légale et sa valeur n’est plus à prouver. En fait, plusieurs pays l’ont reconnue comme, à titre d’exemple, le règlement européen. Ledit règlement établit un cadre européen en ce qui concerne la reconnaissance électronique et le service de confiance dans le but de donner la chance aux entreprises de procéder à la signature en ligne de leurs documents légalement. En outre, la signature électronique est difficilement invalidée en justice par rapport à une signature manuscrite, car elle contient l’identité du signataire. Cependant, le risque de faux et usage de faux est moindre. Donc la signature électronique offre le meilleur résultat possible en termes de protection légale.